Objetivo.

Este primer paso de ‘Analizar’ podemos resumirlo en un único objetivo: elaborar una imagen de la situación.

¿Por qué integrar eLearning?

La decisión de integrar el eLearning puede estar motivada por diferentes razones:

* renovar la cartera de productos de formación,

* innovador en la forma de aprender o

* restricciones a la movilidad hacen imposible la formación presencial. 

Pero también hay necesidades y retos que no se pueden solucionar con formación o eLearning. Es bueno tenerlo claro desde un comienza para no generar falsas expectativas.

Punto de partida

Si entendemos el eLearning desde una concepción amplia como la integración de tecnología en formación, tenemos un abanico de posibilidades. Es mucho más que un curso online. 

Ahora bien, ¿se está preparado para asumir el reto? y ¿cómo se puede garantizar el éxito de la iniciativa, sea un curso o un proyecto de gestión del conocimiento bajo el modelo 70-20-10?

Factores de éxito

En ‘eLearning: ‘If we buildt it, will they come?‘ la ASTD y el MASIE Center identifican los factores de éxito de un proyecto eLearning:

» Tener un champion interno. 

» Estar alineado a la estrategia de la organización y su evaluación del desempeño.

» Ir más allá del curso en el ordenador/computadora.

» Marketing interno/externo potente.

Pulsa en los tabs de la izquierda para conocer más sobre 3 ejes clave para el Paso 1. Analizar.

Objetivo.

Para dar una solución primero hay que identificar la necesidad/reto. El objetivo de esta primera acción del Paso 1. Analizar es conocer qué necesidad/reto hay, el contexto y qué ha motivado la demanda.

Imagen de la situación

Comencemos por identificar los retos/necesidades para tener una imagen de la situación. Se trata de ‘pintar un cuadro’ identificando los elementos clave, personas interesadas y sus interacciones. Siempre hay aspectos dinámicos que se escapan en los procesos que hay que atender.

Así podremos conocer qué está pasando, cómo se ha generado la situación actual  (factores internos y/o externos) y qué expectativas tiene la dirección de la organización.

Herramientas

Utiliza una (o más) herramientas de análisis para tener perspectiva, por ejemplo, el DAFO/FODA es simple y efectiva para tener una foto de la situación. Procura leer entre líneas, pero se políticamente correcto a la hora de reflejarlo en la herramienta (hay veces que no se está preparado para escuchar el motivo real, es mejor explicarlo poco a poco).

Hay que ir más allá de los comentarios recibido, caso contrario las soluciones no solucionarán.

Claves para identificar necesidades/retos

A la hora de valorar las necesidades/retos, ten presente: 

» Cada organización es diferente, evita seguir modas si no responden a necesidades reales.

» No hay una definición universal de eLearning, podrás ir más allá de un curso combinando canales, metodologías y herramientas. 

» Es importante valorar cuan necesaria es la formación y el eLearning para atender la necesidad/reto.

» Hay necesidades/retos que no exigen de eLearning, o incluso, no merece la pena el esfuerzo. 

» Cuidado con las variables extrañas, la sola reducción de costes no es un motivo suficiente para apostar por eLearning.

» Identifica la cultura y casos de éxito de eLearning en la organización. Te ayudará a evitar errores y detectar prescriptores.

Pregunta clave

¿Qué porcentaje del problema hemos generado nosotros y qué porcentaje de resolverlo?.

Objetivo.

Crear la imagen de la situación implica conocer también dónde está la organización en cuanto al eLearning.

Definición de eLearning

Es muy recomendable crear una definición propia de eLearning, en especial, para tener una misma referencia entre todos los miembros del equipo de proyecto, mitigando malos entendidos. 

Como afirmaba Jay Cross ‘gastar no es igual a aprender’. Un error común al querer empezar con eLearning es ir directamente al paso 3: Implementación. Pasado unos meses, el entusiasmo decrece y con él, el interés por el eLearning. 

Recuerda. Es una cuestión de creatividad pedagógica, no de herramientas (¡es mucho más divertido!).

Gestión de interesados y sus expectativas

Un punto determinante para enfocar la iniciativa eLearning es la expectativa del patrocinador (y otras personas interesadas) y de la gestión del cambio. ¿Por qué apuestan / apostarán por la iniciativa?

Esto te ayudará a gestionar la comunicación y la participación de los interesados según la Matriz de Interesados Poder/Interés. Crea una matriz con los nombres de estas personas clave para registrar sus necesidades/retos y también sus expectativas. Será de ayuda para distinguir potenciales barreras, pero además, cómo se pueden superar. Por ejemplo, asignación de recursos o disponibilidad para hacerlo.

Visión de la estrategia eLearning

El eLearning que necesitas dependerá del nivel de preparación de la organización y en gran parte, del factor que motiva su integración. Ej. Renovar offering de escuela de negocio por restricciones de movilidad o crear un programa interno innovador.

Ten en cuenta que la estrategia eLearning incluye una importante gestión del cambio, y como afirman Mike Green en ‘Change Management Masterclass’: los cambios requieren señalar de forma clara la visión y el camino, pero también de entusiasmar y hacer parte a los involucrados. 

Pues bien, en la fase de análisis es muy recomendable sondear la visión sobre la estrategia eLearning. Es decir, como se imaginan el proyecto y su impacto, más allá de concretar la estrategia en el Paso 2. Crear.

Algunas cuestiones para avanzar con la visión de la estrategia eLearning:

» ¿qué ha generado la necesidad/reto? ¿ya nos hemos enfrentado a una situación similar?
» ¿el problema/reto requiere de formación?
» ¿es realmente necesario apostar por el eLearning?
» ¿a qué nivel queremos intervenir con la iniciativa: organización y/o Gerencia/Managers, y/o Participantes.
» ¿cómo evolucionará la situación a 6 meses, 2 años y 5 años?
» y sobre todo, ¿qué eLearning necesito para mi organización?

Pregunta clave

¿Realmente aporta valor la formación, y más concretamente, el eLearning a la superación de los retos o satisfacción de las necesidades?

OBJETIVO.

Para definir una hoja de ruta, además de saber dónde quiero llegar, donde tener claro cuál es el punto de partida. Este es el objetivo de esta tarea del ‘Paso 1. Analizar’.

Para finalizar en la elaboración de la imagen,  pasaremos a valorar cuán preparado se está para lanzar el proyecto eLearning, conociendo los recursos disponibles, conocimientos y experiencias previas. Para ello, se diferencian 3 ejes: Nivel organizacional, Nivel Gerencial / Directivo, y Nivel Participantes.

Nivel Organizacional

Para valorar el punto de situación de la organización es muy recomendable valorar:

» Estructura eLearning, del dicho al hecho hay un largo trecho. Hay que determinar: la estructura sobre la cual se plantea la organización y gestión del eLearning, perfiles disponibles, impacto en procesos actuales de la digitalización de la formación y unidades de soporte (administrativo, pedagógico y tecnológico). 

» Tiempos, es posible que poco a poco puedas mejorar la infraestructura tecnológica, generar una política de retribución a colaboradores internos o gestionar el cambio para dar continuidad al proyecto… pero quizás no se esté preparado para hacerlo en 1 mes. Una sugerencia es crear una matriz con las expectativas de las personas interesadas y el feedback de 3 expertos/proveedores.

» Cultura / Aprendizaje, para centrar el tiro dibuja en un folio tan solo 2 columnas. En la primera detalla los tipos de formación realizadas en los últimos 3 años y en la segunda añade puntos según  los comentarios de ahora de directivos, managers y participantes. De 1 a 10, ¿cuán tradicionales son las iniciativas de formación? 

» Inversión, es verdad que algunos tipos de eLearning permiten un ahorro de costes (pero también es cierto que exigen de inversión). Para no derrochar el tiempo, procura tener información clara sobre la capacidad de inversión y los mecanismos para disponer de la financiación. Por ejemplo, si no se tiene derecho sobre la propiedad de contenidos actuales o incluso, si empleados crearán contenidos fuera de su jornada. ¿Qué nivel de esfuerzo se está dispuesto a hacer?

Nivel Gerencial / Directivo

Implicar al nivel Gerencial/Directivo es tan importante, como gestionar sus expectativas. Los responsables de equipos permiten tener visibilidad sobre el día a día de los futuros participantes, e incluso, si hay algún champion que pueda aportar.

Además de lograr su apoyo, tienes el reto de gestionar la comunicación. En este primer paso ayudará conocer sus KPI para facilitar el seguimiento, pero también ganar visibilidad sobre sus objetivos, intereses, necesidades, barreras y niveles de apoyo. 

Nivel Participantes

El nivel de competencias digitales y conectividad (incluyendo dispositivos y cobertura de conexión) te permitirán valorar si los futuros participantes están preparado para un tipo de eLearning u otro.

Más allá de cómo configures la iniciativa eLearning, siempre exige al menos, un uso instrumental de la tecnología. 

Difícilmente el proyecto tenga éxito si los alumnos no se implican. Hasta hace unos años la tasa de participación mostraba que al menos 20% de los destinatarios ni se conecta, y otro 20% sólo para cumplir con entregas, con el consecuente riesgo de abandono (Jay Cross, eLearning Implementation, 2002). 

Pregunta clave

Siempre es mejor crear en base a la realidad, por ello, ¿qué podemos hacer para que los participantes estén satisfechos y quieran aprender más?