Objetivo

Es el momento de máxima adrenalina. El objetivo del ‘Paso 3. Implementación’ es ejecutar la iniciativa con éxito, generando huella y con efecto ‘wow’.

Factores clave

La iniciativa tiene objetivos y genera expectativas en las personas clave, definir la ruta para calibrar a tiempo, preparando el terreno y dando el soporte necesario requieren de liderazgo en la gestión del cambio.

Testeo/Prueba de la solución.

Implementar el proyecto exige sensibilizar a las personas para la nueva iniciativa, pero también preparar la organización: soportes, procesos, profesores y contenidos.

Un piloto nos ayudará a valorar si realmente estamos preparados para lanzar el proyecto a todos los participantes, o si fuera necesario, qué cambios debemos realizar.

» Contenidos. ¿Cumple el material la guía del autor y criterios de calidad?Debemos testar la integración y funcionamiento, en especial la conectividad.

» Formadores. Hay que formar a los formadores en el/los entorno/s, dando herramientas pedagógicas para liderar el grupo a través de los canales digitales y aprender a enseñar.

» Piloto. Siempre es mejor hacer una prueba piloto con un grupo reducido de los futuros participantes, es aplicar la metodología Lean al eLearning creando un PMV. Explicamos objetivos y recogemos feedback.

» Soportes. La iniciativa exige nuevos tipos de soportes, tanto a nivel pedagógico, como a nivel administrativo y tecnológico. ¿Ya estamos preparados?

Ejecutar la Solución.

Es la hora de la verdad. Iniciaremos la acción con el plan de comunicación para compartir el proyecto con los participantes, y comienza la tarea de liderar el cambio para agilizar la ejecución y atender las contingencias. Paso recomendados: Comunicar, Involucrar, Lanzamiento y Seguimiento. 

Medir. 

El proyecto responde a una/s necesidad/es o reto/s. Es hora de medir si la propuesta conecta con los participantes, y lo más importante, si ayuda a alcanzar el objetivo propuesto. Para ser operativos, podemos indagar en los 4 ejes: Aprendizaje, Servicios, Tecnología y Cultura. 

Pregunta clave

¿Qué hacer para lograr una alta participación y que quieran repetir?

Objetivo

Evaluar la iniciativa desde la calidad de los contenidos, hasta el encaje de la iniciativa eLearning con el reto/necesidad que da sentido al proyecto. Para ello, basta con convocar a una muestra de los futuros participantes y las personas interesadas.  

Testeo/Prueba de los Contenidos.

Formación a docentes y/o managers/drivers.

Ejecutar Piloto.

Evaluar soportes.

Pregunta clave

Objetivo

Generar una actitud positiva hacia el proyecto, para facilitar la ejecución del proyecto. 

Presentar plan de comunicación.

Movilizar exige comunicar. La mejor manera de persuadir para cambiar una actitud es compartir información y potenciar el rol de los agentes del cambio, para dar calado al mensaje.

Para sensibilizar a las personas involucradas hacia la iniciativa eLearning, puedes compartir ejemplos en el mismo sector, crear una visión realista sobre el impacto positivo del eLearning y desarrollar un plan de comunicación patrocinado por un directivo de la organización. 

Esta acción de comunicación bidireccional, te dará perspectiva y te permitirá conocer más sobre sus expectativas. 

» Presentar el proyecto y su alcance a personas interesadas.

» Formación a resto de docentes y/o managers/drivers

» Atender solicitudes y consultas. Detallar contactos de soportes.

Gestión del cambio.

Lanzar el proyecto exigirá al responsable de proyecto y su equipo el lidiar en día a día con contingencias, problemas y riesgos.

Jaffe y Scott definieron un modelo con las 4 etapas del cambio: Negación, Resistencia, Exploración y Compromiso. Para liderar el proceso de cambio de una iniciativa eLearning, centra tu atención en las recomendaciones de M. Green en ‘Change Management Masterclass’: 

» Comparte la visión y pasos clave. Establece el sentido de necesidad y urgencia. 

» Moviliza a las personas motivando y haciendo parte de la iniciativa. 

» Refuerza el mensaje, analiza resistencias, dificultades y presenta quick-wins.

» Integra el cambio en la cultura y el día a día.

Para avanzar con estas acciones, aquí tienes algunas preguntas que te ayudarán: 

» ¿Quiénes apuestan por la iniciativa?

» ¿Cuáles son las principales barreras?

» ¿Quiénes son los prescriptores de la iniciativa?

» Es necesario hacer una acción de refuerzo para sensibilizar?

Ejecutar la solución.

Ejecutar la iniciativa no solo se trata de que los participantes aprendan, sino de mitigar todas las distracciones y que se transformen en embajadores del eLearning, porque han consolidan a largo plazo lo aprendido.

Para gestionar la iniciativa de forma ágil, puedes apostar por el enfoque scrum de la gestión de proyectos. En ella, se define el objetivo y luego se planifican y  realizan sprints a corto, con reuniones recurrentes para realizar los ajustes necesarios para garantizar la consecución del objetivo.

Aquí tienes unos puntos clave para atender durante la ejecución de la iniciativa eLearning:

» Kick off/Lanzamiento del proyecto.

» Impartición. El nivel de acceso y participación es adecuado?

» ¿Debemos introducir refuerzos?

» Comunicación, Seguimiento y reporting.

Pregunta clave

¿Cuáles son los mejores canales para comunicar el proyecto a los futuros destinatarios?

Objetivo

Lo que no se mide, es difícil de comunicar y mucho más de mejorar. En este paso tenemos el reto de valorar el impacto del proyecto.

Para ello, daremos continuidad al modelo basado en 4 ejes: aprendizaje, servicios, TIC y cultura. 

Consideraciones sobre la medición del impacto

Una buena recomendación es utilizar KPI ya existentes en la propia organización, e incluso, que sea calculen a partir de sistemas informáticos.

Esto ayudará a ‘hablar’ en el mismo idioma que las personas interesadas y mitigará el tiempo de realizar cálculos de cara a la preparación de reportes. 

Eje Aprendizaje.

Josh Bersin cuestiona el modelo de evaluación de la formación de Kirkpatrick, es especial, debido a la multiplicidad de factores que influyen en ROI de la formación. Para ello, el modelo alternativo de Bersin se centra el medir el aprendizaje en función de lo que importa a la organización, utilizando los KPI de patrocinadores y personas interesadas del proyecto.

» Utilidad de contenidos.

» Impacto de la formación en tareas del día a día.

» Tutorías.

» Mide la alineación, la eficiencia, la integración y la utilidad de la formación. 

Eje Servicios.

El modelo de la excelencia de Robert Waterman te ayudará a ver a los diferentes participantes, con una actitud de servicio y orientado a resolver sus necesidades. Esta actitud  deja atrás el foco en los procesos, para centrarla en la satisfacción.

Los usuarios entienden que los sistemas pueden fallar. Pero esperan que los servicios sean operativos y resuelvan sus necesidades. 

En una iniciativa eLearning emergen nuevo servicios en la gestión administrativa, que también debes ser capaz de dar basados en Internet. 

» Gestión administrativa.

» Apoyo docente / autores.

Eje TIC.

Identificar la calidad de la infraestructura tecnológica y resolución de incidencias, en base a los tiempos de respuesta y la satisfacción de los usuarios. 

» Soporte Técnico.

» Infraestructura / Conectividad.

Eje cultura.

Se trata de valorar la alineación con la visión, misión y valores de la organización. Cuán en sintonía ha estado el programa en cuanto a sus mensajes clave, herramientas y actividades

» Alineación de la formación a los objetivos de la organización.

» Iniciativa / cultura innovadora.

Pregunta clave

¿Qué nivel de consecución hemos logrado respecto a los objetivos planteados?